สำนักงานบัญชี LINE OA ให้ AI ตอบแชทลูกค้าและส่งต่อผู้ทำบัญชี

อัปเดตล่าสุด 24 ก.ย. 2569 · ทีม Widee

สำนักงานบัญชีใช้ LINE OA ร่วมกับ AI ตอบแชทเพื่อรับคำถามซ้ำ ๆ จากลูกค้า เช่น เดือนนี้ต้องส่งเอกสารอะไร ส่งทางไหน ค่าบริการทำบัญชีเท่าไร และเตรียมอะไรก่อนยื่นภาษี โดย AI ตอบจากเอกสารที่สำนักงานเขียนไว้ และส่งเรื่องที่ต้องใช้ความเห็นทางวิชาชีพให้ผู้ทำบัญชีที่ดูแลลูกค้ารายนั้น

งานบัญชีมีช่วงที่แชทล้นชัดเจน เช่น ช่วงก่อนกำหนดยื่นแบบรายเดือนและช่วงปิดงบประจำปี คำถามส่วนใหญ่ในช่วงนั้นซ้ำกันมาก ถ้ามี AI ตอบส่วนที่ซ้ำ เจ้าหน้าที่จะมีเวลาทำงานบัญชีจริงมากขึ้น

ลูกค้าของสำนักงานบัญชีถามอะไรในแชทบ่อย

• เดือนนี้ต้องส่งเอกสารอะไรบ้าง ส่งภายในวันไหน
• ส่งใบเสร็จเป็นรูปถ่ายได้ไหม หรือต้องส่งตัวจริง
• ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 คืออะไร ร้านต้องยื่นตัวไหน
• ค่าบริการทำบัญชีรายเดือนเท่าไร จดทะเบียนบริษัทใช้เวลากี่วัน
• ยื่นประกันสังคมให้พนักงานใหม่ต้องใช้เอกสารอะไร
• ผู้ทำบัญชีที่ดูแลบริษัทผมคือใคร ติดต่อได้ทางไหน

คำถามกลุ่มนี้สำนักงานตอบเป็นประจำอยู่แล้ว เมื่อเขียนเป็นเอกสารครั้งเดียว AI ก็ตอบได้ทุกวัน รวมถึงตอนกลางคืนที่เจ้าของกิจการเพิ่งมีเวลาเปิดแชท

AI ของ Widee ช่วยสำนักงานบัญชีได้อย่างไร

ตอบคำถามทั่วไปจากเอกสารของสำนักงาน อัปโหลดคู่มือเอกสารที่ลูกค้าต้องส่ง ขั้นตอนการทำงาน และคำถามที่พบบ่อยในรูปแบบ PDF ที่มีข้อความ Excel (.xlsx) CSV TXT หรือ Markdown AI ค้นข้อความที่เกี่ยวข้องและตอบจากเอกสารนั้น ถ้าไม่พบข้อมูล AI ถูกตั้งไม่ให้เดา

ตอบค่าบริการจากรายการบริการ ใส่บริการ เช่น ทำบัญชีรายเดือน จดทะเบียนบริษัท ปิดงบ พร้อมราคาหรือช่วงราคาเป็นรายการสินค้าและบริการ AI ดึงราคาจากรายการนี้โดยตรง

ส่งต่อผู้ทำบัญชีพร้อมบริบท เมื่อคำถามเป็นเรื่องเฉพาะของบริษัทลูกค้า เช่น ยอดภาษีเดือนนี้ หรือรายการนี้ลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ไหม AI ส่งแชทเข้าคิวของทีม เจ้าหน้าที่กด "รับช่วงต่อ" แล้วคุยต่อได้ทันที ลูกค้าไม่ต้องเล่าซ้ำ

มอบหมายแชทตามผู้ดูแล มอบหมาย รับเอง หรือโอนแชทให้คนอื่นได้ และตั้งแจกแชทอัตโนมัติ (วนคิวหรือคนที่ว่างที่สุด) เฉพาะคนที่ออนไลน์ ข้อมูลว่าลูกค้ารายไหนใครดูแล บันทึกเป็นแท็กหรือโน้ตในโปรไฟล์ลูกค้า

เปิดคำขอติดตามงาน เรื่องที่ต้องทำต่อ เช่น ขอหนังสือรับรอง หรือแก้ไขแบบที่ยื่นไปแล้ว เปิดเป็นทิกเก็ตพร้อมสถานะ ให้ทีมติดตามได้ไม่หลุด

ข้อความสำเร็จรูปสำหรับเจ้าหน้าที่ เจ้าหน้าที่พิมพ์ / เพื่อเลือกข้อความที่ใช้บ่อย ใส่ชื่อลูกค้าและชื่อเจ้าหน้าที่อัตโนมัติ

เรื่องที่ AI ไม่ควรตอบแทนผู้ทำบัญชี

งานบัญชีและภาษีมีความรับผิดทางวิชาชีพ สำนักงานควรกำหนดขอบเขตให้ชัด

• ไม่ให้คำปรึกษาภาษีเฉพาะกรณี เช่น ควรเลือกวิธีคำนวณแบบไหน
• ไม่ตอบตัวเลขในงบหรือยอดภาษีของบริษัทลูกค้า
• ไม่รับปากว่าจะยื่นทันหรือไม่ต้องเสียค่าปรับ
• ไม่ตีความกฎหมายภาษีเกินกว่าที่เขียนไว้ในเอกสารของสำนักงาน

กฎเหล่านี้ใส่ในคำสั่งพิเศษของ AI ได้ในแพ็กเกจ Professional ขึ้นไป สำหรับแพ็กเกจอื่นให้เขียนไว้ในเอกสารศูนย์ความรู้ พร้อมข้อความว่าเรื่องแบบไหนต้องให้ผู้ทำบัญชีตอบ

กำหนดยื่นภาษีควรใส่ในเอกสารอย่างไร

AI จะตอบวันกำหนดยื่นได้ถูกเท่ากับเอกสารที่สำนักงานใส่ไว้ แนะนำให้ทำเป็นไฟล์ "ปฏิทินงานบัญชี" แยกหนึ่งไฟล์ ประกอบด้วย

• แบบที่ลูกค้าแต่ละประเภทต้องยื่น เช่น ภ.พ.30 ภ.ง.ด.1 ภ.ง.ด.3 ภ.ง.ด.53 และการนำส่งเงินสมทบประกันสังคม
• วันที่สำนักงานต้องได้รับเอกสารจากลูกค้า ซึ่งควรเร็วกว่ากำหนดยื่นจริง
• ช่องทางส่งเอกสาร และรูปแบบไฟล์ที่รับ
• กรณีวันหยุดหรือมีประกาศขยายเวลา

วันกำหนดยื่นอ้างอิงประกาศของกรมสรรพากร และสำนักงานประกันสังคม ซึ่งอาจมีการขยายเวลาเป็นครั้งคราว ควรอัปเดตไฟล์ทุกครั้งที่มีประกาศใหม่ โดยอัปโหลดทับไฟล์เดิมและเลือก "แทนที่" ข้อมูลเก่ากับใหม่จะไม่ปนกัน

ตัวอย่างบทสนทนา

บทสนทนาสมมติเพื่อให้เห็นภาพการทำงาน

ลูกค้า: เดือนนี้ต้องส่งอะไรให้สำนักงานบ้างครับ

AI: ตามปฏิทินของสำนักงาน เดือนนี้รบกวนส่งใบกำกับภาษีขาย ใบกำกับภาษีซื้อ และรายการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ภายในวันที่สำนักงานกำหนดไว้ในปฏิทินค่ะ ส่งตามช่องทางที่สำนักงานกำหนดได้เลยค่ะ

ลูกค้า: แล้วค่าที่ปรึกษาต่างประเทศที่จ่ายไปต้องหัก ณ ที่จ่ายไหม

AI: เรื่องนี้ต้องให้ผู้ทำบัญชีที่ดูแลบริษัทพิจารณาจากรายละเอียดสัญญาค่ะ ดิฉันส่งเรื่องให้เจ้าหน้าที่ติดต่อกลับในเวลาทำการนะคะ

ข้อมูลลูกค้าและความลับทางวิชาชีพ

สำนักงานบัญชีถือข้อมูลการเงินของลูกค้าจำนวนมาก สิ่งที่ Widee มีให้ใช้คือ

• บทบาทผู้ใช้ 4 แบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการ เจ้าหน้าที่ และผู้เข้าชม แต่ละบทบาทเห็นเมนูไม่เท่ากัน
• บันทึกภายในที่ลูกค้าไม่เห็น
• ปุ่มส่งออกและลบข้อมูลส่วนบุคคลรายคนเมื่อมีคำขอตาม PDPA
• โทเคนของช่องทางที่เชื่อมต่อถูกเข้ารหัสก่อนเก็บ

สำนักงานยังต้องมีนโยบายความเป็นส่วนตัวและข้อตกลงกับลูกค้าของตัวเอง อ่านเพิ่มได้ที่ แชทบอทกับ PDPA

ต้องเตรียมข้อมูลอะไรก่อนเริ่มใช้

• บริการทั้งหมดของสำนักงาน และราคาหรือช่วงราคา
• ปฏิทินงานบัญชีและกำหนดส่งเอกสารของลูกค้า
• รายการเอกสารที่ลูกค้าต้องส่งแต่ละเดือน และช่องทางส่ง
• เรื่องที่ AI ห้ามตอบ และต้องส่งต่อผู้ทำบัญชีทันที
• รายชื่อผู้ทำบัญชีและลูกค้าที่แต่ละคนดูแล
• เวลาทำการ และช่วงงานล้นมือ เพื่อตั้งความคาดหวังเรื่องเวลาตอบกลับ
• คำถามที่พบบ่อย 20 ข้อพร้อมคำตอบที่สำนักงานใช้จริง
• ตัดสินใจว่าจะใช้พื้นที่ทำงานเดียวสำหรับทั้งสำนักงาน หรือแยกพื้นที่ทำงานรายลูกค้า (การตั้งค่าหลายบริษัทให้คุยกับทีมงาน)

ช่วงยื่นภาษีแชทล้น ต้องระวังโควตาอะไร

แต่ละแพ็กเกจมีโควตาคำตอบ AI Starter 100 ครั้งต่อวัน Professional 500 ครั้งต่อวัน และ Mini 500 ครั้งต่อเดือน เมื่อครบโควตา AI จะแจ้งลูกค้าให้ติดต่อเจ้าหน้าที่ แชทยังเข้ากล่องรวมและทีมตอบเองได้ตามปกติ

สำนักงานที่มีลูกค้าหลายสิบราย ควรดูจำนวนแชทในช่วงสัปดาห์ก่อนกำหนดยื่นเป็นหลัก ไม่ใช่ค่าเฉลี่ยทั้งเดือน ถ้าช่วงนั้นแชทเกินโควตาบ่อย Professional เหมาะกว่า

อีกเรื่องคือการเตือนลูกค้าส่งเอกสารล่วงหน้า ระบบติดตามลูกค้า (Follow-up) ทักลูกค้าตามรอบได้ Follow-up อัตโนมัติอยู่ในแพ็กเกจ Professional ขึ้นไป และการทักทาง LINE ใช้ข้อความ push ซึ่งนับโควตาแพ็กเกจ LINE OA ของสำนักงาน

ควรเลือกแพ็กเกจไหน

ราคาเป็นรายเดือนและยังไม่รวม VAT 7%

ถ้ากำลังเทียบกับการจ้างแอดมินเพิ่มในช่วงงานล้น อ่าน จ้างแอดมินตอบแชทหรือใช้ AI ดูรายละเอียดราคาทั้งหมดที่ ราคาและคำถามที่พบบ่อย

เริ่มต้นอย่างไร

1. สมัครใช้งาน ทีมงานอนุมัติบัญชีแล้วเริ่มทดลองใช้ฟรี ไม่ต้องใช้บัตรเครดิต
2. เชื่อม LINE OA ของสำนักงานผ่าน Messaging API
3. อัปโหลดปฏิทินงานบัญชีและคู่มือเอกสาร
4. เชิญเจ้าหน้าที่และตั้งการแจกแชท
5. ทดสอบคำถามจริงในเมนูทดลอง AI แล้วค่อยเปิดให้ลูกค้าใช้

AI ไม่ได้ทำบัญชีแทนผู้ทำบัญชี แต่ช่วยให้คำถามซ้ำ ๆ ไม่กินเวลาทำงานจริงของทีม